Bollette, ricevute, promemoria scolastici, contratti: la marea di carta travolge anche le persone più organizzate, trasformando scrivanie e scaffali in archivi caotici di azioni immediate.
Abbiamo paura di buttare via qualcosa perché “potrebbe tornare utile”, e di conseguenza viviamo tra le macerie, dove trovare il pezzo di carta giusto è una ricerca che dura mezz’ora, secondo un corrispondente di .
La via d’uscita è più semplice di quanto sembri e richiede solo un cassetto profondo o una grande scatola. Dichiarate questo recipiente “area di ricezione” per tutta la carta in arrivo.
Non perdete tempo a fare la cernita al momento della ricezione: buttate lì tutti i vostri documenti: lettere, assegni, avvisi, disegni dei bambini. L’unica regola è: niente carta al di fuori di questa scatola.
In questo modo si elimina lo stress momentaneo di dover prendere una decisione e si ottiene una procrastinazione strategica. Una volta al mese, mettete da parte un quarto d’ora per esaminare questa “cassaforte”.
Armati di tre cartelle o buste etichettate come “Importante”, “Da pensare” e “Da archiviare”, riuscirete a smaltire rapidamente gli arretrati. I documenti importanti (fatture, contratti) vanno nella prima cartella per essere conservati in futuro, le idee e i promemoria nella seconda e tutto il resto finisce nel cestino senza rimpianti.
Il trucco psicologico principale è che nel corso di un mese molti documenti perdono la loro presunta importanza. Una ricevuta che sembrava necessaria si rivela pagata e controllata, mentre un volantino pubblicitario si rivela solo carta straccia.
Non ci si trova in uno stato di stress da “ora e subito”, ma in un ambiente calmo in cui la mente è più libera di vedere ciò che ha davvero valore. Questa scatola-tampone protegge il vostro spazio e la vostra psiche dal caos.
Sapete di avere tutti i documenti in un unico posto e questa consapevolezza allevia l’ansia di fondo. Non dovrete più rovistare freneticamente tra le pile sulla scrivania o nelle varie borse: il sistema, anche se temporaneo, sta già lavorando per voi, concentrando il problema in confini ben definiti.
Una volta consolidata l’abitudine, scoprirete che il flusso di carta è completamente sotto controllo. Non vi state occupando di ogni singolo pezzo di carta, ma state gestendo il processo nel suo complesso, dedicandogli una quantità di tempo minima ma regolare.
E la vostra scrivania diventa finalmente una scrivania e non un magazzino di questioni irrisolte, il che di per sé è un potente stimolo a pensare con chiarezza.
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